Особливості роботи з архівним фондом
Документи з Наукового архіву надаються користувачам лише з метою виконання науково-дослідницької роботи і виключно в читальному залі.
• Користувачі з інших установ допускаються до роботи з документами Наукового архіву на підставі листа-клопотання з місця роботи чи навчання від установи чи організації про характер роботи користувача із зазначенням мети, тематики, хронологічних меж дослідження та після виготовлення читацького квитка Наукової бібліотеки НаУКМА.
• Дозвіл на роботу з документами Наукового архіву надає директор Наукової бібліотеки НаУКМА.
• Громадяни, які не працюють та не навчаються, допускаються до роботи з документами за їх письмовими заявами-анкетами з дозволу директора Наукової бібліотеки.
• Дозвіл на роботу користувачів в Науковому архіві надається строком на 1 рік з дня подання листа-клопотання. Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву-анкету.
• Перед початком роботи в Науковому архіві користувач заповнює заяву-анкету.
Порядок користування документами у читальному залі Наукового архіву
Основні послуги, що надаються користувачам у читальному залі Наукового архіву:
– видача документів для користування ними у читальному залі;
– усні та письмові (у т. ч. бібліографічні) довідки за профілем діяльності архіву;
– консультації працівників архіву про склад та зміст фондів, а також з питань використання довідково-бібліографічного апарату відділу.
Читачі також мають можливість здійснити самостійний пошук необхідної інформації за описами фондів Наукового архіву, що розміщені в інституційному репозитарії НаУКМА eKMAIR.
• Одночасно читач може замовити не більше 15 справ з фонду Наукового архіву. Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми дослідження.
• Замовлення на документи фонду архіву користувачі оформлюють на бланках встановленого зразка.
• Користувач може забронювати справи з Наукового архіву для користування в читальному залі архіву на один місяць.
• Під час видачі замовлень черговий бібліотекар здійснює поаркушну перевірку документів та попереджає користувача про існуючі дефекти. Користувач зобов’язаний перевірити фізичний стан отриманих документів та їх відповідність замовленню. У разі виявлення дефектів, не зазначених у відповідному описі фонду, користувач повинен повідомити про це чергового бібліотекаря. В іншому разі користувач несе відповідальність за виявлені в документах дефекти.
• Користувач зобов’язаний заповнити Аркуш користування справою після завершення роботи з нею.
• З Наукового архіву не видаються оригінали документів за наявності їх копій; не видаються документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт).
• Користувачі Наукового архіву мають право виготовляти, у тому числі за допомогою власних технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів. Копіювання документів із фонду відділу, кіно-, теле- та відеозйомка у читальному залі здійснюється за згодою чергового бібліотекаря та адміністрації бібліотеки.
• Копіювання документів технічними засобами архіву здійснюється після оплати рахунку за виготовлення копій відповідно до Порядку ціноутворення на роботи (послуги) згідно Наказу НаУКМА №304 від 09.07.2018 року.
• Видача документів з Наукового архіву юридичним особам в тимчасове користування за межами архіву здійснюється з дозволу директора Наукової бібліотеки за наявності договору про експонування (копіювання) документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування (копіювання).
• При використанні інформації документів Наукового архіву або публікації повних чи часткових текстів документів, юридичні та фізичні особи зобов'язані вказувати пошукові дані, місце зберігання документів.
• Користувачі, які порушили Порядок, можуть бути позбавлені права відвідувати зал і користуватися документами з Наукового архіву відповідно до Порядку користування Науковою бібліотекою НаУКМА.
