Порядок користування документами Наукового архіву
Наукової бібліотеки Національного університету
«Києво-Могилянська академія»
- Загальні положення
1.1. Порядок користування документами Наукового архіву Наукової бібліотеки НаУКМА розроблено відповідно до «Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам» (Наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5), Правил користування Науковою бібліотекою НаУКМА, Положення про відділ рідкісних книг та рукописів. Порядок користування документами Наукового архіву Наукової бібліотеки НаУКМА відповідає вимогам законів України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Про інформацію», а також державних стандартів.
1.2. Фонд вміщує документи приватних осіб, що виявили бажання передати разом з книжковими колекціями творчі, наукові, особисті та інші документи на постійне зберігання до Наукової бібліотеки НаУКМА, а також документи деяких структурних підрозділів НаУКМА.
1.3. Документи з Наукового архіву надаються користувачам з метою виконання науково-дослідницької роботи і виключно в читальному залі.
1.4. Документами Наукового архіву користуються структурні підрозділи НаУКМА, інші установи, громадські організації, а також громадяни України. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів Національного архівного фонду і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.
- Порядок оформлення користувачів для роботи у читальному залі Наукового архіву
2.1. Користувачі Наукової бібліотеки НаУКМА допускаються до роботи з документами Наукового архіву при наявності читацького квитка Наукової бібліотеки НаУКМА.
2.2. Користувачі з інших установ допускаються до роботи з документами Наукового архіву на підставі листа-клопотання з місця роботи чи навчання від установи чи організації про характер роботи користувача із зазначенням мети, тематики, хронологічних меж дослідження та після виготовлення читацького квитка Наукової бібліотеки НаУКМА.
2.3. Дозвіл на роботу з документами Наукового архіву надає директор Наукової бібліотеки НаУКМА.
2.4. Громадяни, які не працюють та не навчаються, допускаються до роботи з документами за їх письмовими заявами-анкетами з дозволу директора Наукової бібліотеки.
2.5. Дозвіл на роботу користувачів в Науковому архіві надається строком на 1 рік з дня подання листа-клопотання. Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву-анкету.
2.6. Перед початком роботи в Науковому архіві користувач заповнює заяву-анкету. На кожного користувача заводиться особова справа, у яку вміщуються лист установи або особиста заява про допущення до роботи з документами, анкета користувача, замовлення на видачу справ та на копіювання документів.
- Порядок користування документами у читальному залі Наукового архіву
3.1. Основні послуги, що надаються користувачам у читальному залі Наукового архіву:
– видача документів для користування ними у читальному залі;
– усні та письмові (у т. ч. бібліографічні) довідки за профілем діяльності архіву;
– консультації працівників архіву про склад та зміст фондів, а також з питань використання довідково-бібліографічного апарату відділу.
Читачі також мають можливість здійснити самостійний пошук необхідної інформації за описами фондів Наукового архіву.
3.2. Одночасно читач може замовити не більше 15 справ з фонду Наукового архіву. Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми дослідження.
3.3. Замовлення на документи фонду архіву користувачі оформлюють на бланках встановленого зразка.
3.4. Користувач може забронювати справи з Наукового архіву для користування в читальному залі архіву на один місяць.
3.5. Під час видачі замовлень черговий бібліотекар здійснює поаркушну перевірку документів та попереджає користувача про існуючі дефекти. Користувач зобов’язаний перевірити фізичний стан отриманих документів та їх відповідність замовленню. У разі виявлення дефектів, не зазначених у відповідному описі фонду, користувач повинен повідомити про це чергового бібліотекаря. В іншому разі користувач несе відповідальність за виявлені в документах дефекти.
3.6. Користувач зобов’язаний заповнити Аркуш користування справою після завершення роботи з нею.
3.7. З Наукового архіву не видаються оригінали документів за наявності їх копій; не видаються документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт).
3.8. Користувачі Наукового архіву мають право виготовляти, у тому числі за допомогою власних технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів. Копіювання документів із фонду відділу, кіно-, теле- та відеозйомка у читальному залі здійснюється за згодою чергового бібліотекаря та адміністрації бібліотеки.
3.9. Копіювання документів технічними засобами архіву здійснюється після оплати рахунку за виготовлення копій відповідно до Порядку ціноутворення на роботи (послуги) згідно Наказу НаУКМА №304 від 09.07.2018 року.
3.10. Видача документів з Наукового архіву юридичним особам в тимчасове користування за межами архіву здійснюється з дозволу директора Наукової бібліотеки за наявності договору про експонування (копіювання) документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування (копіювання).
3.11. При використанні інформації документів Наукового архіву або публікації повних чи часткових текстів документів, юридичні та фізичні особи зобов'язані вказувати пошукові дані, місце зберігання документів.
3.12. Користувачі, які порушили Порядок, можуть бути позбавлені права відвідувати зал і користуватися документами з Наукового архіву відповідно до Порядку користування Науковою бібліотекою НаУКМА.
